Según Mc Leod: “es la manipulación o transformación de símbolos, como números y letras, a fin de aumentar su utilidad”. Mediante el DP el AIS realiza cuatro tareas principales:
1. Recolección de Datos: esta se produce cuando la compañía proporciona productos y servicios al entorno, cada una de estas acciones representa un registro de datos. Si en esta interviene un elemento del entorno entonces se le considera una •transacción•.
2. Manipulación de Datos: convierte los datos recolectados en información. Esta tarea incluye:
Clasificación, se procede a clasificar mediante códigos los registros para identificarlos y diferenciarlos.
Ordenamiento, los registros se acomodan en secuencias basados en los códigos de clasificación.
Cálculo, se realizan operaciones lógicas y aritméticas para producir elementos de datos adicionales.
Resumen, se sintetizan los datos en forma de totales, subtotales, promedios, etc.
3. Almacenamiento de Datos: los datos se guardan en medios de almacenamiento secundario integrando de manera lógica los archivos formando así una base de datos.
4. Preparación de Documentos: El Ais produce salidas de documentos para individuos y organizaciones, dentro y fuera de la compañía. Dichas salidas se originan de la siguiente manera:
Por una acción: se producen cuando algo sucede. Ejemplo: la factura que se le provee a un cliente cada vez que realiza un pedido.
Por un Plan: se producen a una fecha determinada. Ejemplo: los cheques de pago de nomina mensual.
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