Subsistemas del Sistema de Distribución

Los subsistemas de un sistema de distribución comprenden:
1. Procesamiento de Pedidos de Clientes: conformado por el sistema de captura de pedidos, mediante el cual se introducen los pedidos de los clientes del sistema. El sistema de Inventarios que mantiene los registros de inventarios, el sistema de facturación que prepara las facturas de los clientes y el sistema de cuentas por cobrar.
2. Ordenamiento existencias de reabastecimiento: se ocupan de ordenar existencias de reabastecimiento de los proveedores. Está conformado por el sistema de compras que envía las órdenes de compra a los proveedores para las existencias requeridas, el sistema de recepción que recibe las mercancías y el sistema de cuentas por pagar.
3. Efectúan procesos de contabilidad: mantiene el libro mayor y comprende el sistema de Libro Mayor o de contabilidad general que se encarga de combinar los datos de los otros sistemas contables para mostrar el escenario financiero compuesto de las operaciones de la compañía. Este sistema a su vez contiene dos subsistemas: el sistema de actualización del libro mayor que realiza los asientos en el libro mayor de los registros que detallan las diversas acciones y el subsistema de preparación de informes que utiliza el contenido del libro mayor para preparar informes a la gerencia.
4. Almacenamiento de Datos

Sistema de Distribución. Ejemplo de AIS

Las compañías distribuidora de bienes o servicios a clientes utilizan este tipo de sistema. Este sistema está documentado en la base de diagramas de flujos de datos (DFD) en forma jerárquica, de la siguiente manera:
El sistema está representado por un rectángulo vertical en el centro. El entorno de este se encuentra representado por rectángulos horizontales conectados al sistema por flechas llamadas flujo de datos. Los elementos del entorno del sistema incluyen clientes, proveedores, almacén de materiales y la gerencia.
Los flujos de datos que interconectan a la compañía con los clientes son similares a las que la conectan con los proveedores, por cuanto la compañía es considerada como un cliente de sus proveedores.

Características del Sistema de Información Contable

1. Realiza tareas necesarias: las transacciones contables se encuentran en el marco de la ley; por lo tanto, es de estricto cumplimiento el mantener un registro de sus actividades.
2. Sigue procedimientos estandarizados: la práctica y los principios de contabilidad generalmente aceptados dictan la forma de realizar el procesamiento de datos.
3. Maneja Datos detallados: los registros de procesamiento de datos describen de forma detallada las actividades de la compañía, conformando un rastro de auditoría.
4. Tiene un enfoque primordialmente histórico: los datos recolectados describen casi siempre lo que sucedió en el pasado.
5. Proporciona poca información para resolución de problemas: el Ais produce cierta información (informes de contabilidad estándar, estado de ingresos y balance general por ejemplo).

Procesamiento de Datos (DP)- Tareas

Según Mc Leod: “es la manipulación o transformación de símbolos, como números y letras, a fin de aumentar su utilidad”. Mediante el DP el AIS realiza cuatro tareas principales:
1. Recolección de Datos: esta se produce cuando la compañía proporciona productos y servicios al entorno, cada una de estas acciones representa un registro de datos. Si en esta interviene un elemento del entorno entonces se le considera una •transacción•.
2. Manipulación de Datos: convierte los datos recolectados en información. Esta tarea incluye:
Clasificación, se procede a clasificar mediante códigos los registros para identificarlos y diferenciarlos.
Ordenamiento, los registros se acomodan en secuencias basados en los códigos de clasificación.
Cálculo, se realizan operaciones lógicas y aritméticas para producir elementos de datos adicionales.
Resumen, se sintetizan los datos en forma de totales, subtotales, promedios, etc.
3. Almacenamiento de Datos: los datos se guardan en medios de almacenamiento secundario integrando de manera lógica los archivos formando así una base de datos.
4. Preparación de Documentos: El Ais produce salidas de documentos para individuos y organizaciones, dentro y fuera de la compañía. Dichas salidas se originan de la siguiente manera:
Por una acción: se producen cuando algo sucede. Ejemplo: la factura que se le provee a un cliente cada vez que realiza un pedido.
Por un Plan: se producen a una fecha determinada. Ejemplo: los cheques de pago de nomina mensual.

Necesidades y requerimientos de información

Uno de los aspectos que es preciso considerar cuando se estudia la empresa mediante el enfoque de sistemas, es el ambiente, el medio en que ella está inserta y al cual pertenece con un sentido de dependencia. Esta dependencia y subordinación de la empresa a su entorno, le plantea determinadas exigencias a las cuales debe ceñirse y/o dar respuestas.
La finalidad de toda empresa puede plantearse en tres planos diferentes:

a) Producir bienes y /o servicios en forma eficiente de manera de satisfacer mejor las necesidades de la población.
b) Lograr resultados positivos en el desarrollo de sus actividades.
c) Permitir la realización del hombre en su trabajo y contribuir a su desarrollo integral, por una parte, y por otra cumplir con las obligaciones sociales y públicas a las que se encuentra obligada por el hecho de ser miembro de una comunidad.

El entorno necesita información de los tres aspectos. Esta información se materializa en estados a informes que provienen del sistema de información de la empresa.

En cambio, los requerimientos de información interna son relativamente mayores y más complejos, debido a que la información es la base en que se sustenta la permanente toma de decisiones que se produce en todos los niveles y en todas las áreas de la empresa. Las funciones principales el proceso administrativo (identificadas como investigación y diagnostico, planificación y control) determinan necesidades de información diferenciada con características diametralmente opuestas, resultan evidentes las dificultades que enfrenta el sistema de información para “producir” lo que de él se espera. En cambio, la planificación requiere de información proyectada que muestre consecuencias de diversas alternativas; esta información es subjetiva, aun cuando se basa en hechos conocidos y tienda a no ser verificable.
El control, por su parte, necesita de estándares que le permitan medir y evaluar, en consecuencia, la información debe permitir vigilar los resultados oportunamente con el objeto de efectuar correcciones. Para ello debe ser fácilmente accesible y lo mas cercanamente posible al lugar donde se realizan los hechos.

Uso de la Información Contable

La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es el uso de esta información, su análisis e interpretación. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

Estructura de un sistema contable

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones.
1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

Sistemas de Información Conrable

El Sistema de Información Contable conocido también como “Accounting Information System” AIS, es aquel que ejecuta las aplicaciones de contabilidad de la compañía, las cuales se caracterizan por un gran número de procesamiento de datos. De allí que el AIS sea considerado como la herramienta indispensable para que las tareas de procesamiento de datos sean realizadas. Según Mc Leod proporciona además de la Base de Datos en la que se apoyan otros subsistemas del CBIS.

A manera de Introducción

La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
El desafío que el entorno plantea al gerente de hoy, lo ha obligado a depender cada vez mas de la información como base objetiva para ejercer una función vital: la toma de decisiones.
Un sistema de información contable sigue un modelo básico de sistema de información diseñado para ofrecer control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. De allí que se le pueda considerar como una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa.