Procesamiento de Datos (DP)- Tareas

Según Mc Leod: “es la manipulación o transformación de símbolos, como números y letras, a fin de aumentar su utilidad”. Mediante el DP el AIS realiza cuatro tareas principales:
1. Recolección de Datos: esta se produce cuando la compañía proporciona productos y servicios al entorno, cada una de estas acciones representa un registro de datos. Si en esta interviene un elemento del entorno entonces se le considera una •transacción•.
2. Manipulación de Datos: convierte los datos recolectados en información. Esta tarea incluye:
Clasificación, se procede a clasificar mediante códigos los registros para identificarlos y diferenciarlos.
Ordenamiento, los registros se acomodan en secuencias basados en los códigos de clasificación.
Cálculo, se realizan operaciones lógicas y aritméticas para producir elementos de datos adicionales.
Resumen, se sintetizan los datos en forma de totales, subtotales, promedios, etc.
3. Almacenamiento de Datos: los datos se guardan en medios de almacenamiento secundario integrando de manera lógica los archivos formando así una base de datos.
4. Preparación de Documentos: El Ais produce salidas de documentos para individuos y organizaciones, dentro y fuera de la compañía. Dichas salidas se originan de la siguiente manera:
Por una acción: se producen cuando algo sucede. Ejemplo: la factura que se le provee a un cliente cada vez que realiza un pedido.
Por un Plan: se producen a una fecha determinada. Ejemplo: los cheques de pago de nomina mensual.

Necesidades y requerimientos de información

Uno de los aspectos que es preciso considerar cuando se estudia la empresa mediante el enfoque de sistemas, es el ambiente, el medio en que ella está inserta y al cual pertenece con un sentido de dependencia. Esta dependencia y subordinación de la empresa a su entorno, le plantea determinadas exigencias a las cuales debe ceñirse y/o dar respuestas.
La finalidad de toda empresa puede plantearse en tres planos diferentes:

a) Producir bienes y /o servicios en forma eficiente de manera de satisfacer mejor las necesidades de la población.
b) Lograr resultados positivos en el desarrollo de sus actividades.
c) Permitir la realización del hombre en su trabajo y contribuir a su desarrollo integral, por una parte, y por otra cumplir con las obligaciones sociales y públicas a las que se encuentra obligada por el hecho de ser miembro de una comunidad.

El entorno necesita información de los tres aspectos. Esta información se materializa en estados a informes que provienen del sistema de información de la empresa.

En cambio, los requerimientos de información interna son relativamente mayores y más complejos, debido a que la información es la base en que se sustenta la permanente toma de decisiones que se produce en todos los niveles y en todas las áreas de la empresa. Las funciones principales el proceso administrativo (identificadas como investigación y diagnostico, planificación y control) determinan necesidades de información diferenciada con características diametralmente opuestas, resultan evidentes las dificultades que enfrenta el sistema de información para “producir” lo que de él se espera. En cambio, la planificación requiere de información proyectada que muestre consecuencias de diversas alternativas; esta información es subjetiva, aun cuando se basa en hechos conocidos y tienda a no ser verificable.
El control, por su parte, necesita de estándares que le permitan medir y evaluar, en consecuencia, la información debe permitir vigilar los resultados oportunamente con el objeto de efectuar correcciones. Para ello debe ser fácilmente accesible y lo mas cercanamente posible al lugar donde se realizan los hechos.